Enfocarse en una sola tarea es la clave para una mayor
productividad tanto en lo personal como en lo profesional
El término “multitarea”
Es la habilidad que nos permite realizar más de una tarea o actividad en simultáneo, es decir hacer varias cosas al mismo tiempo. Esta capacidad la solemos emplear con la intención de agilizar un trabajo, pero también realizamos multitareas con otras finalidades, como cuando vemos la televisión mientras chateamos con amigos por el móvil.
Actualmente, el SO o sistema operativo disponible en PC, teléfono inteligente y tableta son multitarea. Simplemente basta con revisar el administrador de tareas de la computadora para ver todos los programas que se ejecutan en segundo plano.
¿Podemos hacer varias actividades a la vez? ¿Realmente existe el multitasking?
Muchas veces, debido al gran número de tareas que tenemos que desarrollar en corto tiempo, buscamos realizar dos o más actividades a la vez, pensando así, que podemos hacerlo más rápido. Si hablamos de género, desde siempre, se ha considerado que las mujeres poseen mayor habilidad, para realizar más actividades a la vez. ¿Es realmente esto posible? ¿Nuestro cerebro puede realizar varias cosas a la vez? ¿Las mujeres tenemos mayor ventaja?
Entonces ¿Podemos hacer varias cosas a la vez con eficacia? La respuesta es NO. En realidad, a lo que llamamos multitarea es realmente un cambio de tarea.
Tenemos un cerebro con miles de millones de neuronas y muchos billones de conexiones, sin embargo, parecemos incapaces de hacer múltiples cosas al mismo tiempo. Nuestro cerebro elige qué información procesar.
Hay casos en que dedicarse a dos actividades que no compiten puede ser beneficioso, hay que escoger con cuidado. Dedicarse a dos actividades que no entran en conflicto, cuando al menos una es automática, es algo generalmente no perjudicial; entregarse a dos tareas que rivalizan puede cobrarse un precio muy alto. Apretar una pelota anti-estrés mientras se asiste a una teleconferencia puede ser una liberación positiva. En cambio, consultar el correo electrónico es una distracción. Hacer estiramientos mientras se ve un concurso de televisión es bastante más beneficioso que acomodarse, sin más en el sofá, utilizar el teléfono mientras se conduce cuadruplica el riesgo de sufrir un accidente.
A pesar de saber qué hacer muchas cosas a la vez puede ser una desventaja, ¿Por qué lo hacemos?
Otro atractivo, es el ansia de novedades. Cuando los estímulos indican un cambio de actividad, la dopamina se libera y la adrenalina recorre el torrente sanguíneo. Este caudal de neurotransmisores contribuye a la atracción por las nuevas tareas en desventaja de lo que estemos haciendo en ese momento.
Respecto al género. ¿Las mujeres somos más eficientes? A pesar del género y de la creencia popular, las mujeres no pueden hacer dos cosas a la vez, mejor que los hombres. En lo que ellas si muestran mayor habilidad es en la rapidez para cambiar de tarea.
¿Y qué hacemos, para cambiar?
La alternativa a la multitarea no es hacer una sola tarea. En esta época, eso sería demasiado lento. La respuesta es más bien cambiar nuestra mentalidad de un enfoque en el volumen a un enfoque en el valor. En lugar de tratar de hacer todo lo que se necesita, identifiquemos aquellas actividades e iniciativas que realmente agregarán valor. Está bien no hacer ciertas cosas, o hacerlas después. Atchley, sugiere:
Segundo, saber cuándo cerrar la puerta. Hacer lo mismo con el equivalente electrónico es tal vez aún más importante, si se quiere ser productivo y creativo.
Tercero, admitir que no toda la información es útil. Analizar lo que es digno de interrumpir, y qué nuevos datos se debe buscar.
De todo lo anterior, se puede concluir, el primer paso para el cambio es admitir que tenemos oportunidades de mejora. Así que, es mejor hacer una cosa bien, que muy mal. Enfoquemos en lo que estamos haciendo, a manera de mejorar nuestro desempeño en el trabajo, y la calidad de nuestras relaciones con las demás.
El multitasking afecta a la productividad
Según la creencia popular, la multitarea ahorraría tiempo. Ser capaz de gestionar varios proyectos simultáneamente sería una señal de alta productividad.
Para casi todos es imposible escribir un e-mail profesional y hablar con un amigo exactamente al mismo tiempo. En su lugar, lo que hace la gran mayoría es dirigir la atención de la conversación al e-mail y viceversa de manera intermitente, lo cual es un sistema poco productivo.
Multitarea y el cerebro
El cerebro humano no está hecho para poner en práctica la multitarea. Eso es lo que muestran los resultados de las investigaciones. Por ejemplo, en un estudio de la Universidad de Londres se detectó que los participantes que ponían en práctica la multitarea durante tareas cognitivas tenían una disminución en el puntaje de su QI. Participantes de un estudio realizado por una agencia de investigación médica de Francia se sometieron a una resonancia magnética (RMN) mientras intentaban completar dos tareas al mismo tiempo. La RMN mostró que la corteza prefrontal del cerebro, que es la que nos ayuda a enfocar nuestra atención en una sola meta, se saturó con la actividad y esto provocó que los sujetos olvidaran detalles y cometieran errores.
Corteza prefrontal. Trabajar en modo multitarea es el costo de la evolución de los humanos. La parte del cerebro que se encarga de cambiar de una tarea a otra y jerarquizar las cosas – darles valor y ordenarlas en función de nuestros intereses – se llama corteza prefrontal. A diferencia de algunos animales, los humanos tenemos una corteza grande, lo que nos permite ser más flexibles y poder concentrarnos en varias cosas al mismo tiempo.
Sin embargo, la corteza prefrontal también actúa como un regulador de las emociones y la empatía. Las personas que trabajan más esta zona pueden hacer más cosas al mismo tiempo, pero tienen menos control sobre sus sentimientos y emociones; y esto afecta su productividad. De hecho, se cree que poco a poco sus vínculos sociales se deterioran, lo que genera aislamiento y deterioro cognitivo temprano.
* Aumento del estrés, por el constante contrarreloj en el que viven para entregar tareas.
* Liberación de cortisol y adrenalina, esta combinación de hormonas es peligrosa, como una ‘bomba’ para el cerebro.
* Menos atención y menos memoria.
El aumento de la actividad multitarea genera una sustancia llamada cortisol que incrementa los niveles de estrés. Sin embargo, el cerebro humano no está diseñado para procesar de forma saludable estas hormonas.
De hecho, la mejor forma de cuidar nuestro cerebro es trabajar en serie, y no en paralelo. Hacer procesos en lugar de todo al mismo tiempo. Por ejemplo, realizar una tarea, luego otra y otra es mucho menos cansado que hacer tres cosas a la vez porque se drena menos glucosa. En el caso contrario, esto último genera una sensación mayor de cansancio.
Por ejemplo, está redactando un correo electrónico, y hace una pausa para contestar mensajes a través de WhatsApps, y una llamada antes de volver al email. Es posible que incluso haya olvidado lo que estaba escribiendo o lo que tenía planeado redactar porque ha hecho tantas cosas que su cerebro ha perdido el hilo de concentración y retención.
Multitarea y mala organización
Otra consecuencia de la multitarea, que afecta a la productividad, es que tanto cambio de tareas tan rápido puede hacer que las personas pierdan el norte de lo que es importante. En otras palabras, que no sepan priorizar tareas.
Hacer tantas cosas hace que nos sintamos importantes y productivos porque el cerebro secreta una sustancia llamada dopamina. Sin embargo, esta sensación es falsa y momentánea.
Multitarea y cansancio
Es normal que después de haber hecho tantas cosas se sienta agotado. Y esta es la sensación general que deja la multitarea. Esto no solo repercute en cómo se siente durante el día, sino también en la velocidad con la que hace las cosas y la calidad del trabajo que entrega. Además, aquellos que desarrollan más multitarea son más propensos a experimentar una caída de coeficiente intelectual.
Esto es tan equivalente como no dormir durante una noche entera. Ahora imagine lo que pasa si en su trabajo necesita tener la mente fresca (como los creativos y creadores) o una lucidez impresionante (como los doctores o aquellos que manejan maquinaria delicada). Incluso los niveles de paciencia bajan con el cansancio que trae la multitarea.
Evitar la Multitarea
La multitarea se considera como una característica de competitividad y eficiencia, pero en realidad es detractora de la productividad.
La determinación o el singletasking consiste en enfocarse en una sola tarea a la vez. Ponerlo en práctica nos permite estar completamente presentes e inmersos en la ejecución de la tarea que tenemos en frente. Algunas personas llaman a esto “estar en la zona” o “en un estado de fluidez”. Ser productivo o efectivo puede lograrse implementando una tarea única.
* Realizar dos tareas simultáneamente es contraproducente.
* Ser productivo significa hacer solo una tarea a la vez, hacerla bien y completarla.
* De lo contrario, es recomendable no comenzar simplemente tal o cual tarea, y mucho menos una tarea completamente diferente a la que pretendíamos comenzar.
Práctica de la multitarea en las empresas
Un profesional debe poder llevar a cabo sus misiones principales, así como sus misiones relacionadas “al mismo tiempo”. Esto implica una mayor carga de trabajo, así como una gestión del tiempo más compleja.
Realizar varias tareas al mismo tiempo es perjudicial para la productividad. Por el contrario, puede dañarlo significativamente. Además, es probable que la calidad del trabajo se deteriore cuando un sujeto insiste en gestionar varios proyectos "en concierto". Por lo tanto, la mayoría de las tareas son incompatibles con la multitarea.
Varias razones pueden motivar a una persona a emprender una tarea mientras ejecuta otra
Predisposiciones humanas. Hay una causa humana. En busca de la mejora continua, el hombre nunca dejaría de buscar nuevos estímulos. Así, basta con consultar su mail para no sucumbir al aburrimiento durante una reunión profesional que se prolonga. Realizar “cosas” o realizar acciones estimularía por tanto nuestro cerebro y colmaría nuestra necesidad de satisfacción.
Las herramientas. Practicamos la multitarea porque tenemos las herramientas para impregnarnos. Herramientas de producción, software de control, plataformas interactivas, etc. Podemos trabajar simultáneamente en un iPad, en nuestro MacBook o en nuestro PC con Windows a diario. No es necesario interrumpir tal o cual tarea en curso gracias al modo multi-página de nuestras interfaces.
Buena y mala multitarea para tareas de la misma “categoría”
En cambio, el efecto será catastrófico si el empleado está ocupado realizando dos operaciones que requieren alta concentración y que no tienen nada que ver entre sí (hacer sus cuentas y captar clientes).
Aunque a veces es difícil diferenciar entre estos dos tipos de multitarea, es necesario usar el sentido común. En caso de duda, puede dejar una de las dos acciones actuales.
Actividades complementarias
Como regla general, la multitarea es perjudicial para la productividad. Sin embargo, esto no implica retirarla de nuestros hábitos. Existen unas cuantas soluciones para beneficiarse de sus ventajas en el día a día sin caer en la trampa de la contra-productividad.
La organización es la mejor manera de ser más eficiente. El planning le permitirá sumergirse en tareas que pueden ser gestionadas simultáneamente por diferentes colaboradores (gracias a un software de gestión adecuado).
No solo será más cooperativo, sino también más productivo y sus estímulos se adaptarán a una única tarea que realizará correctamente y sin interrupciones ni distracciones.
***
Es perjudicial hacer múltiples tareas o hacer dos cosas simultáneamente, ceder a las distracciones y no poder hacer una cosa a la vez, ejecutar ambos hemisferios en vano, manejar diferentes tareas al mismo tiempo, desear ir más allá de lo que revela la neurociencia y continuar manejando múltiples tareas a la vez. etc. La gestión de tareas es tan simple como el siguiente principio: aunque algunas tareas se pueden realizar simultáneamente, la gestión de tareas debe realizarse “una por una”.
La corteza, el lóbulo frontal, el lóbulo prefrontal y sus habilidades cognitivas no son adecuados para realizar múltiples tareas.
Por lo tanto, la incapacidad de finalizar múltiples tareas, de efectuar múltiples tareas, no está correlacionada con los mili-segundos que le toma a su cerebro y sus neuronas potencialmente refractarias para captar esta o aquella información, sino más bien con su estructura orgánica.
Tareas duales (dual task) para mantener el cerebro activo
La activación combinada del cerebro para dos tareas independientes y no relacionadas se conoce como dual task. Estas conllevan una mayor activación del cerebro y pueden combinarse de forma que la tarea dual sea movimiento-movimiento (como andar y hablar) o movimiento-cognitiva (como andar y resolver cálculos matemáticos).
Por ejemplo, al caminar en el gimnasio, una persona tiene que activar en el cerebro las áreas encargadas de la marcha. Sobre todo, las áreas motoras y de coordinación. Al caminar para cruzar la calle, una persona también tiene que activar las áreas mencionadas en el ejemplo anterior. Pero, además, las áreas visuales (para ver los vehículos), las áreas de memoria (que le hacen recordar la velocidad de los vehículos y calcular si le da tiempo a pasar) y las áreas de toma de decisiones (para decidir si, al final, cruza o no cruza). Al mismo tiempo, debe coordinar todas esas áreas.
Un entrenamiento muy saludable
Nuestro cerebro es capaz de aprender. La base de ese aprendizaje está en la repetición y, en última instancia, en la experiencia vivida. El entrenamiento de las tareas duales permite a nuestro cerebro estar más preparado para afrontar las que se encuentre en el día a día.
La importancia de entrenar las tareas duales es doble. Por un lado, mantiene el cerebro activo, lo que de por sí ralentiza el envejecimiento cerebral. Por otro, y esto es lo más significativo, mantiene el cerebro activo tal y como trabaja a diario. Esto lo prepara para afrontar situaciones tan normales como cruzar la calle al mismo tiempo que repasamos la lista de la compra, o utilizar los cubiertos mientras cuento lo que me pasó ayer.
Así, el entrenamiento puede prevenir las caídas, la retracción social (socializar nos exige, por ejemplo, conversar al mismo tiempo que caminamos). También reduce el sentimiento de pérdida de capacidades.
El resultado es una activación cerebral muy importante, con muchas áreas cerebrales distintas y que requieren la coordinación de todas ellas. En cualquier caso, todos perderemos capacidad para llevar a cabo esta activación combinada con la edad. Esta estrategia merece la pena a largo plazo: debemos entenderla como una prevención activa.
Ver :
